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被G邮搞了多年的我终于调教了它

Rhuen Wang

Tags: 长文

本文组织：

  • 邮箱术语体会：gmail的几个术语的重新体会，非常重要
  • Gmail的理想使用习惯：我最近才体会出来gmail的正常使用流程都包括啥
  • **Gmail 的设置与有用功能：**一些一定要改的默认设置
  • 过滤器设置：我的天啊，你连过滤器都不设，难怪inbox永远上万

Gmail邮箱术语的体会

  • inbox 的作用：重要！非常重要！一封不看都不行的。理想的inbox应该只有重要的未读邮件。对于gmail邮箱的默认主题中，重要/社交/宣传等几个标签会被自动分类开，除了primary，我只看 social 和 update，social一般是领英有人和我说话，update就各种提示码出现的地方。值得在inbox的Primary里被我第一眼看到的只有：我博导和我说话了；amazon mturk 工人又要投诉我；申请过程中各个学校的重要消息；我和学校交好老师的邮件往来；帮我改文书等freelancer工人交活

  • Archive 的作用：archive 是 inbox 的反义词，这么重要的道理我竟然今日才明白。对于一封邮件，它的命运只有两个，被删掉和被archive，在inbox里只是它临时居所，如果需要处理可以加snoozed或者to do中去。被我archive的邮件包括：付款记录：各种订阅/软件/微信账单导出；日久天长的newsletter：已经深得我心的newsletter，那种我浅尝辄止的newsletter都不会进来；所有inbox 的 primary 都会进 archive

  • 标签的作用：本质上包括inbox，archive，important，star以及自定义标签在内都是标签。不同标签的作用在于我们可以配合filter进行个性化处理。个性化的表现对我来说就是分配颜色。对我而言，重要的人/学校/项目/事情是必须建标签并建特定filter的。我的标签包括：我校/我暑研和老师学长们/我参与线上活动的学校之类，按照学校每个建一个；申请：把所有带admission的都弄进admission标签下；newsletter管理几个我订阅很久的了，并各自给对应子标签；我和我淘宝写作的长期交流

  • 搜索 与 过滤器 的作用： 搜索和过滤器就是一次性筷子和木质筷子的关系。搜索包括粗搜和细搜，粗搜就搜索邮件中包括的关键词，细搜就按照发件人收件人等条件来搜。搜索可以用*号代替任何想不起来的东西。每一个搜索的作用可以分为：搜邮件，找邮件；搜索变成过滤器，每个高级搜索都可以create filter从而建立过滤器；批量处理，filter和搜索的互相转化使得处理垃圾邮件可以通过右上角中的filter messages like these 来全局搜出类似邮件，从而删掉

Gmail的理想习惯

  1. inbox常空。重要archive/todo/snoozed，不重要随手删掉。
  2. 垃圾邮件随手 unsubscribe 然后 filter 类似邮件集体删掉。
  3. 每与重要人/事情系统来往，把对方邮箱加联系人，给人/事情打标签，并安排过滤器。

Gmail 的设置与有用功能

  • 标签可以 visible when unread。这样只有有未读时才会跳出来，不然左边栏太多眼花缭乱。

  • Gmail setting 中 Default Reply Behavior 设置为恢复所有。不然对方给你群发，回消息默认的只发寄信人，忘记通知大家。

  • undo send默认设置时间为30s，不然发错撤回常来不及

  • 定时发送。在send旁边的小尖头可以定时发送。比如可以和人开会后立刻写开会报告然后明早发给对方提醒，一对一见面后的感谢信，节日定时发感谢信，或者定时周日发欺骗老板你还在工作。

  • 在别的网站中填写邮箱订阅可以通过 rhuen+github@gmail.com 这样加号加label方式让这个订阅直接越过inbox进到对应标签下。

  • 我曾见我好友用好几个邮箱，分别管理订阅/工作/学校，也见别人推荐这么做过。但我现在还没弄成这样，我暂时是所有邮件进我gmail那个邮箱。

  • 邮箱主题设置。我目前用的默认主题，因为我各种垃圾邮件还没有退订干净，用默认主题能帮我把推广和社交都过滤过去，这个功能对我非常重要，所以我一直坚持用默认主题。对于primary里待处理的邮件，我装了一个task插件，把处理的放进去，然后和inbox平时同时打开。 但是我也见过双栏邮箱用法，左边收件箱，右边不同处理，我觉得也是很不错。

  • 另有模版和自动回复的功能，我并没有探索。

过滤器的设置

  1. 过滤器语法和学术搜索基本一致，我就不多说了。
  2. 我常用的操作，给特定组别加标签， 给特定组别archive从而不进inbox（注意应用到所有已有适合搜索项）
  3. 给有google docs/sheet/slide的单独加label和过滤器，从而不错过合作项目中的别人的comment，此条同样适用于overleaf等合作软件
  4. google calendar可以建filter来组织你建立的活动，过滤所有accept保留所有reject
  5. 过滤器可以导出并分享给团队。

引用

  1. https://www.douban.com/note/804344277/
  2. Jeff Su，“8 Email Etiquette Tips - How to Write Better Emails at Work”，Youtube ”
  3. Jeff Su，“Top 7 Gmail Tips for Productivity“，Youtube
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