本文我按照如下形式组织：
- unwritten rules: 包括从豆瓣多位前辈10年来写的邮件写作心得的总结review，我自己最近的心得，和youtube上我觉得一个PM讲邮件写作的视频的总结
- 标题：我具体整理了尤其我用到的学术场合的邮件写作标题起法的整理
- 消极礼貌用语：邮件主题部分的开头，请求，结尾的各自消极礼貌实例
- 邮件例子：我再最后放了两个邮件例子，一个是我以前从一亩三分地找出来用来陶瓷国内老师的，另一个是我之前要国外推荐信的。
unwritten rules
- 邮件主题（subject）不需要写自己的名字。
- 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下 Dear Dr. *** ／Dear Professor ***（***是姓）
- 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如：My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.
- 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。
- 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。
- 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。
- 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。
- 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?
- 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。
- 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。
- 结尾必然要感谢。最正式的表达是：Thank you, and I look forward to hearing from you.
- 大部分书面文件的确得靠经常写才能揣摩好用法，但是书信、简历、推荐信、甚至研究所offer的accept和rejection信件其实都是有各自的讲究的。懂得写好书面文件不仅是自己professionalism的体现，也可以避免很多纠纷。这些资源网络上真的太多了，推荐大家不懂怎么写的时候善于利用search engine，在google上多多利用关键词，比如recommendation letter sample，resume/CV template，甚至租房、商业的合同。多研究下美国人地道的行文，学会用多方面渠道让知识找到你，而不是自己瞎猜瞎写。不懂就要问，问不到就去查。
- 经常喜欢认真研究所在大学的危机公关编辑的邮件，能学到的不仅是用词，还有话术。
我个人心得
- 我一般规则，汇报结果邮件发给教授并抄送学长，如果是我和教授私事就直接发给教授。从一开始就把和教授和学长所有的邮件在邮箱里建一个标签。
- 每封邮件尽量短，一封邮件只说一件事，使得每封邮件都actionable。
- 把邮件写作当成一般用markdown写的东西，粗体用来强调，用 bullet list 来组织信息，用颜色加强都是可以使用的方法，邮件不只是一个白纸黑字的短信。使用合适的字体，Comic Sans不是合适字体的范围内。
- 大忙人不回消息，我就会一周之后再加一封 follow up。学长说教授感恩节放个假回来邮箱至少10000封邮件。
- 了解实验室工作时间，尤其是各种美国大假的时间。在我最后发urgent recommendation letter的时候马上就到感恩节大假，我非常幸运地感恩节前最后一个工作日和学长说了句话，他说Professor还有一个小时下班，让我立刻马上发推荐信request催促邮件，不然感恩节容易找不到人，等感恩节回来了他收件箱里有10000封根本找不到我的。
Jeff Su给的邮件建议
我看的他的第一个视频是HBR邀请他做的一期邮箱管理的视频（8 Email Etiquette Tips - How to Write Better Emails at Work），他给了8个建议，我强烈推荐，并整理在此。（他另外的邮箱的几期和领都做的特别好）
- 邮箱主题，用[]包括希望对方的行动，从而使得邮件更加actionable。如[Elon to Approve] Spending Estimate for Q4
- 一件事情保持一个thread。就是一件事不要新开一封邮件再写，而是继续之前大家的回复继续回。
- 正文主题用（+Bla for visiblity -Aha because too defficult）样式通知邮件涉及的人的变化。
- 把要对方办的事放在最前面。Hi, May I ask for …? Context: 解释
- 对于写邮件特别convoluted的朋友，回复时加一个recap，用bullet list把对方的意见/要求整理出来，并问对方是否漏了重要信息。
- 所有链接加hyperlink
- 邮箱设定的 default reply behavior 把reply 改成reply to all，不然每次回复多人都容易忘了群发
- 邮箱设定 undo sent option 改成30s，默认的5s很容易出事
标题
关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。 好的标题示例：
- 如果你对教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题 “Deformation and fracture of hexagonal close-packed metals"或者"Fabrication of semiconductor through chemical vapor deposition"等等。然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背景，还有你对这个研究领域的任何见解。
- 如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意。如果文章的标题过长，可以把它压缩 一下。
- 此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiry into graduate admission of fall 2011”。
- 在主题中包含course number ，“Question about 3009 assignment” 或者"question about English 2011 essay.“听起来很真实，而"a question"看起来像垃圾邮件。
消极礼貌用语
开头
- hope this email finds you well（但被很多地方称为obselete）/ hope you had a wonderful weekend /Thank you for your previous email
- “I am writing to enquire about …“或是"I am writing in reference to …”
请求（消极礼貌集大成句子）
- “I was wondering if…”
- “Would it be possible”
- I would really appreciate it if…
- “What great news! I’d be thrilled to meet with you 。。。”
- “Would it be convenient to 。。。“
- ”Yes, it would certainly be fine to 。。。”
- “Would you prefer to 。。。”
- “I look forward to it with great pleasure and thank you for your efforts and time.”
- “Thank you for the very kind XXXX. I was touched by your thoughtfulness, and assure you that it was wholly my pleasure to xxxx. I’m delighted to know that 。。。。
- ”Thanks for all of your effort and service to xxxx. It’s been a pleasure to work with you and I’m looking forward to the results of your xxxx”
- " I hope you had a very good Spring break in spite of this much appreciated work that you’ve done for….”
- “I’m looking forward with great pleasure to working with you on xxxx
- " We’re honored and grateful for your support ….. and eagerly look forward to your thoughts …..”
结束
- “Thank you for your patience and cooperation.“或"Thank you for your consideration.”
- 开始接着写，“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.” 及"I look forward to hearing from you.”
- 结尾必然要感谢。最正式的表达是： Thank you, and I look forward to hearing from you.
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
- Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
- Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
- Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
- Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
- Thank you again for everything you’ve done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
各类落款
- “Best wishes“
- “With very best wishes”
- “With all best wishes”
- “With warm regards”
- “With thanks and best regards“
- “with very best wishes and much gratitude” (gratitude….－_,－)
- “Best regards for a great weekend”
- “With warm regards for a sunny and relaxing break”
- “I hope you’re all enjoying an excellent break”
- “I’m grateful for you all, and wish you and yours a very happy Thanksgiving.”
例子
国内陶瓷模版
正常情况： XX老师好，我是xx级的学生xxx，我对化学很有兴趣并向往科研，对xx领域比较有兴趣，特别是您组里做的xxx课题，我跟进了这方面的一些文献和您发表的工作。借此机会希望能够去旁听贵组组会，多深入了解了解，可以的话还想跟您面详细谈一下关于进组的事情，希望您能同意，谢谢（一般听组会了，见老板了，除非老板不喜欢用本科生不然基本就成了） ———————— 特殊情况（老板很牛/你本人硬件条件不错）： 上述内容+自己对老板某课题的原创想法+截图/教育成绩单（相关细分专业课和实验课成绩高亮处理）+发表/挂名的文章… ———————— 如果特殊情况里的后三条都拿得出手，基本不会被拒…
（我自己的）跟老板要推荐信
Dear Gari Clifford,
Since my application deadline is coming up soon (December 1st), I would like to update you about my recommendation letter. I apply to Gatech, MIT, JHU, and DUKE, all of which are BME Ph.D. programs. I have submitted my recommendation requests to each school and I expect you will receive them in the next few days. Thank you very much for your willingness to submit a letter of recommendation for me.
I have expressed my desire to stay in your lab before, and I would like to confirm my commitment with you again. I have always wanted to do BME research related to elderly care, and Zifan has told me about your related topics, and I am very excited about it. If you have time to reconfirm my decision to stay, I am always willing to talk to you by video meeting at any time.
I will update you on the progress of my summer research in the following email. Since I didn’t receive a reply after I sent you the draft last time, I attached a draft of my recommendation letter and my resume to this email again.
Sincerely,
Run
评：这封推荐信请求邮件当时被几位学长提了很多意见，改成了这样，加了几个我原本漏掉了东西，从内容覆盖上我觉得还可以，但是我现在看就会觉得有些句子不礼貌。因为教授很久前就答应了我帮我写推荐信，我这封邮件的作用主要是提醒他并告诉他我仍想留下来，如果他有空可以之后跟我聊下。
- 礼貌的约教授进行interview meeting，被学长推荐加上的 If you have time to reconfirm my decision to stay, I am always willing to talk to you by video meeting at any time.
- 礼貌的向教授表示我在他这里有非常适合的项目，尽管他没跟我说过，但是他的博士已经跟我介绍过很多了 Zifan has told me about your related topics, and I am very excited about it.
- 把每封邮件的任务拆开，使得每封邮件都actionable，我以前的毛病就会把所有要跟教授说的事写到一封里去，后来被学长说了，然后从此我就一封邮件只写一件事情了。“I will update you on the progress of my summer research in the following email.”
- 有ddl的东西已经要写清ddl
引用
- https://www.douban.com/note/218446985/
- Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. October, 2010.
- Penelope Brown / Stephen C. Levinson. Politeness. Cambridge University Press
- https://www.douban.com/note/207915310/
- https://www.douban.com/note/517806201/
- https://www.douban.com/note/299866981/
- https://www.douban.com/note/499010149/
- https://www.douban.com/note/723505365/
- https://www.douban.com/note/64328567/